Como organizar o atendimento ao cliente do seu escritório com a Suri
Plataforma de atendimento que ajuda a organizar o atendimento ao cliente dos escritórios
Imagine chegar a uma loja de móveis querendo comprar um sofá retrátil marrom, então você procura um vendedor e simplesmente não vê nenhum na loja ou eles estão atendendo outras pessoas e simplesmente te ignoram.
É assim que o cliente se sente quando fala com você pelo WhatsApp e demora a ser respondido. O atendimento demorado e desorganizado é como uma loja vazia. O cliente que entra em contato, seja no meio físico ou digital, quer ser respondido com agilidade e eficiência.
Atendimento ruim e desorganização são sinônimos de poucas vendas ou perda de oportunidades de fechar contratos.
E se você trabalha em um escritório, sabe que o fechamento de novos negócios é essencial para que a empresa continue operando e crescendo.
Por isso mesmo, é importante dar atenção a um dos ativos mais importantes de todos os negócios: o cliente.
Além disso, um bom atendimento demonstra profissionalismo e passa confiança ao cliente.
> Veja as melhores práticas para o atendimento online ao cliente
Vamos te mostrar como uma ferramenta descomplicada ajuda a organizar a rotina de atendimento do seu escritório. Continua lendo para saber de tudo!
Como uma plataforma de atendimento digital ajuda a organizar o escritório
Uma empresa organizada é sinônimo de redução de custos. E para que isso aconteça, existem ferramentas que ajudam no dia a dia do seu time de atendimento.
Esse rápido vídeo explica as maiores vantagens de uma plataforma de atendimento digital:
Uma plataforma de atendimento digital como a da Suri, é uma interface que ajuda você a:
Você vai entender ainda melhor nos próximos tópicos.
Como atender os clientes de maneira mais rápida?
Uma plataforma de atendimento como a Suri permite que você utilize um chatbot para automatizar o atendimento ao cliente. Com isso, o cliente é respondido imediatamente e não fica esperando por respostas.
E se o cliente precisar resolver alguma demanda com um humano, o chatbot transfere a conversa para um atendente.
> Veja como fazer um atendimento humanizado com a ajuda de um chatbot
É possível atender mais de um cliente ao mesmo tempo?
Sim! Enquanto um cliente está sendo atendido pela automação, você pode estar atendendo outro cliente.
Além disso, clientes que chegam por diferentes canais, como WhatsApp, Instagram, Messenger do Facebook e Site, entram em uma única fila de atendimento. O que faz com que eles sejam atendidos o mais rápido possível por quem estiver disponível e também sejam atendidos por ordem de chegada.
Como organizar os contatos dos clientes?
Dentro da plataforma Suri, é possível adicionar etiquetas aos nomes dos clientes, assim você consegue saber em qual etapa do atendimento ele se encontra.
Ou seja, se ele é um cliente que já fechou um contrato ou ficou de dar a resposta, você consegue sinalizar isso com a ajuda da etiqueta.
A partir disso, é possível saber quais informações serão necessárias fornecer, qual tipo de linguagem usar e até mesmo quais tipos de gatilhos mentais utilizar em cada etapa do funil de atendimento.
> Leia mais sobre como organizar um funil de atendimento com a ajuda de um chatbot
Como ter várias pessoas do escritório em um único número de WhatsApp?
A Suri realiza integração com a API do WhatsApp, o que permite que aplicativos como o WhatsApp, por exemplo, se conectem a plataforma de atendimento digital, CRM, um sistema de gestão e logística ou uma plataforma de marketing digital.
Tendo em vista que é possível conectar o app a uma plataforma de atendimento, também é possível colocar vários atendentes com acesso ao mesmo número de WhatsApp por meio da plataforma.
Demais, né?
E a melhor notícia é que a solução da Suri não cobra nada a mais por atendente, e você consegue colocar um número ilimitado de atendentes realizando o suporte ao cliente e sem pagar nada a mais por isso.
> Leia mais sobre como ter múltiplos atendentes em um mesmo WhatsApp
Passo a passo para organizar o atendimento ao cliente
É importante ter processos de atendimento bem definidos para garantir o profissionalismo do seu suporte ao cliente, e também para evitar situações como as longas demoras para responder clientes.
Por isso, se as suas estratégias e metas de atendimento ainda não estão bem definidas, siga o passo a passo para iniciar a organização do atendimento do seu escritório.
1.Faça um diagnóstico do seu atendimento
Compreenda o momento atual do seu atendimento, enumerando os pontos fortes e fracos a fim de entender o que pode ser melhorado ou fortalecido.
Vocês podem fazer uma análise SWOT - ferramenta de planejamento estratégico - do setor de atendimento para identificar forças, fraquezas, oportunidades e ameaças desse setor.
2.Defina a sua persona
A persona é a representação fictícia do cliente ideal de um negócio. Ou seja, além dos dados demográficos, também é importante conhecer os hábitos e gostos do seu público, justamente para entender como eles costumam consumir e se relacionar com as marcas.
Com isso, será possível usar a linguagem ideal para se comunicar com o cliente, entender as dores e necessidades, e as expectativas que ele deposita sobre você.
3.Defina os responsáveis
Dentro do setor de atendimento, é importante definir quem é responsável pelo quê, a fim de que as tarefas não fiquem sem dono, ou que as pessoas não saibam pelo que são responsáveis
Organize os atendentes por setores, especialidades, ou etapas do atendimento. Ter clareza sobre quem é responsável pelo quê também dá celeridade aos processos.
4.Crie roteiros para as perguntas mais frequentes
Separe respostas prontas para as perguntas mais frequentes e também uma pasta com documentos mais importantes para serem enviados. Isso agiliza o processo de atendimento.
5.Defina as ferramentas que ajudarão no atendimento
É importante contar com ferramentas para garantir a organização dos processos no setor de atendimento.
Ferramentas como Asana, Notion, Trello, Figma e a Suri ajudam no gerenciamento de projetos e na rotina das empresas, além de colaborarem para o compartilhamento de conteúdos.
Por isso, vocês podem selecionar uma lista de ferramentas e defini-las como base para os processos de atendimento da empresa.
Conclusão
Uma coisa é certa: administrar as demandas do dia a dia e ainda responder com agilidade os clientes que chegam pelo WhatsApp, Instagram, Facebook e outros canais, não é uma tarefa nada fácil, mas é completamente possível com a ajuda das estratégias corretas.
Logo, se você tem um escritório de contabilidade, de advocacia ou uma clínica médica, por exemplo, é importante dar atenção ao atendimento aos processos de atendimento ao cliente para garantir a qualidade do atendimento, a satisfação do cliente e a retenção de clientes.
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